Постановление от 04.12.2019 года с. Фершампенуаз Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Фершампенуазского сельского поселения Нагайбакского муниципального района
ГЛАВА ФЕРШАМПЕНУАЗСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ НАГАЙБАКСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
|
|
от 04.12. 2019 года №55
с. Фершампенуаз
Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в администрации
Фершампенуазского сельского поселения
Нагайбакского муниципального района
В целях совершенствования системы делопроизводства в администрации Нагайбакского муниципального района Челябинской области администрация Фершампенуазского сельского поселения Нагайбакского муниципального района
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Фершампенуазского сельского поселения Нагайбакского муниципального района (далее именуется - Инструкция).
2. Разместить Инструкцию на официальном сайте администрации Фершампенуазского сельского поселения.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.
Заместитель
главы Фершампенуазского
сельского поселения В.А.Маметьев
УТВЕРЖДЕНА
постановлением администрации
Фершампенуазского сельского поселения
от 04.12.2019г. № 55
по делопроизводству в администрации
Фершампенуазского сельского поселения
Нагайбакского муниципального района
I. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в администрации Фершампенуазского сельского поселенияНагайбакского муниципального района (далее именуется - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации документооборота в структурных подразделениях администрации Фершампенуазского сельского поселения Нагайбакского муниципального района (далее именуются - структурные подразделения администрации района).
2. Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, опубликования, тиражирования, контроля исполнения и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации. Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну, конфиденциальную информацию), регламентируется специальными нормативными актами и инструкциями.
3. Организация работы с документами, содержащими государственную тайну, служебную информацию ограниченного распространения, регламентируется специальными нормативными актами.
4. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми с помощью автоматизированных компьютерных технологий.
5. Обеспечение единой системы делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции при подготовке документов в структурных подразделениях администрации Фершампенуазского сельского поселения
осуществляет специалист администрации Фершампенуазского сельского поселения
(далее именуется - специалист).
6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации поселения возлагается на их руководителей.
Ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации Фершампенуазского сельского поселения возлагается на ответственных за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями.
7. Требования настоящей Инструкции распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение, имеющих статус документов: содержащих сведения, составляющие государственную, служебную тайну; по исполнению поручений Губернатора Челябинской области; по работе с обращениями граждан; бухгалтерской и другой специальной документации. Работа с этими документами осуществляется в соответствии со специальными правовыми актами.
8. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации Фершампенуазского сельского поселения Нагайбакского муниципального района;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа власти;
автор документа (исполнитель) - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших и созданных в администрации сельского поселения Нагайбакского муниципального района за определенный период; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации Нагайбакского муниципального района, с указанием сроков их хранения;дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации района;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
II. Создание документов в Администрации Фершампенуазского сельского поселения
Бланки документов
9. Создаваемые документы оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А3 (420 x
10. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля:
Состав, виды, формы образцов бланков и электронных шаблонов бланков, применяемых в Администрации Фершампенуазского сельского поселения Нагайбакского муниципального района (далее – администрация), для их изготовления утверждаются Главой поселения.
11. Правовые акты администрации оформляются на бланках конкретного вида документов:
бланк постановления администрации Фершампенуазского сельского поселения Нагайбакского муниципального района ;бланк распоряжения администрации Фершампенуазского сельского поселения Нагайбакского муниципального района ;
. Наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
12. Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица - автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
13 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
14 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).
15. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня
16 Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
17 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
18 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
19. Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
20. Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
21. Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):
- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
- письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.
22. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
23. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листе документа под текстом;
- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
25. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
26. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
27. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.
28. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Пример -
В дело N 01-18 за
Зав. отделом корпоративных проектов
Подпись Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
III.. Подготовка и оформление правовых актов
администрации Фершампенуазского сельского поселения
Нагайбакского муниципального района
29. Правовыми актами администрации Фершампенуазского сельского поселения
Нагайбакского муниципального района являются постановления и распоряжения администрации Фершампенуазского сельского поселения Нагайбакского муниципального района (далее именуются - правовые акты).
Правовые акты принимаются Главой Фершампенуазского сельского поселения
Нагайбакского муниципального района (далее именуется – Глава ) и администрацией Фершампенуазского сельского поселения Нагайбакского муниципального района (далее именуется – Администрация ) в соответствии и на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, Указов Президента Российской Федерации, областных законов, Указов Губернатора Челябинской области, постановлений и распоряжений Правительства Челябинской области, законов и нормативных правовых актов Челябинской области, а также по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлением ими своих полномочий.
30. Правила подготовки и оформления проектов правовых актов должны обеспечить соответствие правовых актов единым требованиям законодательной (юридической) техники, установленным Законом Челябинской области «О нормативных правовых актах Челябинской области».
31. Ответственность за качество подготовки, правильность оформления проектов правовых актов, их необходимое согласование с должностными лицами и организациями несут руководители структурных подразделений администрации , разработавшие проект правового акта.
32. Наименование (заголовок) правового акта:
размещается ниже реквизитов «дата документа» и «регистрационный номер документа» сразу от левого поля на расстоянии
излагается в краткой форме, четко отражает содержание документа, формулируется в виде ответа на вопрос «о чем?» («о ком?»);
пишется с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал; не должно содержать более пяти строк при ширине 28 знаков; не содержит точки в конце; оформляется без кавычек.
33. Содержательная часть правового акта отделяется от наименования двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля (по ширине печатной страницы).
Каждый абзац начинается с так называемой «красной строки» на расстоянии
При оформлении правового акта не допускается перенос части слова.
34. Содержательная часть правового акта состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и постановляющей (для постановлений), распорядительной (для распоряжений). Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Если преамбула содержит ссылки на правовые акты, то указываются их реквизиты и наименование, у законов - только наименование.
Констатирующая часть (преамбула) постановления
администрации завершается словами и двоеточием: «Администрация Фершампенуазского сельского поселения
Нагайбакского муниципального района ПОСТАНОВЛЯЕТ:». Слово "ПОСТАНОВЛЯЕТ" пишется прописными буквами на отдельной строке. Ниже, на следующей строке, оформляется постановляющая часть правового акта.
В распоряжениях администрации трафаретное слово отсутствует. Констатирующая часть распоряжения (если имеется) заканчивается двоеточием. Ниже, на следующей строке, оформляется распорядительная часть правового акта.
35. Если проект правового акта влечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее принятых правовых актов, то указание об этом включается в проект данного правового акта или оформляется одновременно в виде отдельного проекта правового акта.
36. Не допускается внесение изменений в правовой акт, вносящий изменения в основной правовой акт.
.
37. Если правовой акт подлежит признанию утратившим силу полностью, то отдельными позициями как сам правовой акт, так и все правовые акты, которыми в текст правового акта ранее вносились изменения, признаются утратившими силу с указанием своего источника официального опубликования.
Например: Признать утратившими силу:
1.1. постановление администрации Фершампенуазского сельского поселения
Нагайбакского муниципального района от 11.02.2015 г. № 48 "О проведении конкурсов";
.
38. Проекты правовых актов должны предусматривать:
указание (отдельным пунктом) на опубликование на сайте администрации Фершампенуазского сельского поселения и обнародование на специального отведенных местах.
В период временного отсутствия Главы (официальная командировка, отпуск или иные причины) правовые акты подписывает должностное лицо, исполняющее обязанности Главы . Подпись оформляется следующим образом:
ИО Главы Фершампенуазского
сельского поселения ФИО
39. При оформлении правовых актов необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к тексту правовых актов:
- текст правового акта излагается простым, доступным языком;
- поручения, содержащиеся в правовых актах, должны быть точными, лаконичными, исключающими двусмысленное толкование;
- не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований федеральных органов власти. Например: Министерство юстиции Российской Федерации или Минюст России (неправильно писать: МЮ РФ или Министерство юстиции РФ);
- не употребляются сокращенные варианты слов и обозначение слов символами. Так, например, полностью, в соответствующих числах и падежах пишутся слова: процент, рубль, год, глава, раздел, статья, пункт, подпункт, абзац, часть, параграф, квартал, месяц и иные слова;
- полностью пишутся наименования муниципальных образований. Например: город Магнитогорск, Нагайбакский муниципальный район, поселок городского типа Южный, село Париж;
- не употребляются сокращенные наименования должностей. Полностью пишутся слова: заместитель, председатель, генеральный директор, начальник, заведующий и иные слова (неправильно писать: зам., пред., ген. дир., нач., зав.);
- не допускается использование сокращенного наименования органа государственной власти, организации, если это специально не оговорено в тексте правового акта. Например: управление делопроизводства Правительства Челябинской области (далее именуется - управление делопроизводства). Или: открытое акционерное общество "Александринская горно-рудная компания»" (далее именуется - ОАО "АГК").
.
40. Регистрация подписанных Главой правовых актов осуществляется управлением делами электронной регистрации документов и сопровождения полнотекстовой базы данных управления делами.
III. Прием, обработка и прохождение корреспонденции
Работа с входящей корреспонденцией
41. Вся входящая корреспонденция принимается, сортируется, вскрывается (кроме писем с пометкой "лично") специалистом сельского поселения.
42. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адресата, оформления, доставки и целостности упаковки, наличия указанных вложений.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почтовое отделение.
43. Документы регистрируются в день поступления, а при их поступлении в 15.30 или в нерабочее время - в следующий рабочий день.
Документы с пометкой "срочно" регистрируются незамедлительно и передаются немедленно.
Корреспонденцией с пометкой "Срочно" считаются документы, срок исполнения которых определен от одного часа до трех календарных дней.
44. После регистрации документы, поступившие на имя Главы, дважды в день не позднее 13-00 и 15-00 часов передаются на рассмотрение Главе .
Срочные документы передаются немедленно.
45. Документы, адресованные сотрудникам поселения, направляются непосредственно им для работы ежедневно до 16.00.
.
46. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
содержащие конкретную дату исполнения - в указанный срок;
имеющие пометку "срочно" – от одного часа до 3-х дней, пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;
без указания конкретной даты исполнения - в срок не более 30 дней со дня получения (днем получения считается дата регистрации в управлении делами);
запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Челябинской области - в 30-дневный срок со дня получения;
запросы депутатов Законодательного собрания Челябинской области и депутатов представительных органов местного самоуправления - в 15-дневный срок;
экспертные заключения Министерства юстиции Российской Федерации по Челябинской области - в течение 30 дней со дня получения;
протесты прокуратуры Челябинской области - в 10-дневный срок со дня получения;
представления прокуратуры Челябинской области - в срок не более одного месяца со дня получения.
Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.
47. Все документы, в том числе рассмотренные Главой и его заместителями, направляются для исполнения в структурные подразделения администрации только через управление делами.
Прохождение исходящей корреспонденции
48. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку служебных документов в организации, должностным лицам и гражданам.
49. Представленные к отправке документы должны быть подписаны ответственным должностным лицом и согласованы (по необходимости) в установленном порядке. Согласование оформляется грифом "согласовано", с указанием должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования.
50. Исходящим документам присваиваются регистрационные номера.
51. В письмах-ответах делается ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, а в регистрационной карточке входящего документа делается отметка об исполнении (указывается дата и исходящий номер письма-ответа).
52. Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи информации и приема документов в виде копий.
53. Средства факсимильной связи установлены в приемной Главы .
Факсимильный аппарат, имеющий официальный номер администрации Фершампенуазского сельского поселения Нагайбакского муниципального района - (351 57) 2-31-05 установлен в приемной Главы (далее приемная).
IV. Контроль исполнения документов и поручений
54. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.
Порядок снятия документов с контроля
55. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручения по существу, документального подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам (автор обращения, Глава , управление делами).
V. Особенности работы с электронными документами
56. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются специалистом.
VI. Документальный фонд Администрации
57. Разработка и ведение номенклатуры дел:
1) в целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспечения поиска документов на 5 лет составляется номенклатура дел Администрации (далее именуется - номенклатура дел);
.
58. Формирование дел и их текущее хранение:
при формировании дел соблюдаются следующие правила:
в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел;
раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;
в дело помещается один экземпляр документа (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр). Черновики документов в дело не помещаются;
объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей);
59. Текущее хранение документов и дел:
1) с момента заведения и до передачи дел в архивный отдел они хранятся по месту их формирования;
2) руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов, дел;
133. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и к уничтожению:
1) экспертиза ценности документов проводится для определения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности Администрации, с целью отбора для дальнейшего хранения или уничтожения;
2) для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК). Состав комиссии утверждается распоряжением администрации поселения;
12) отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК);
.
VII. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,
штампов и бланков документов
Учет печатей и штампов
60. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
61. Штамп - устройство прямоугольной (квадратной, треугольной) формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и другое.
62. Гербовая печать проставляются на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Оттиск всех элементов изображения печати должен быть четкий. Насыщенность и цветовой фон всех участков оттиска печати должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание краски за края печатных элементов, непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.
VIII. Прохождение и рассмотрение обращений граждан и депутатов
63. Обращения граждан рассматриваются Главой, его заместителем.
64. Все поступающие обращения граждан регистрируются в регистрационно-контрольных карточках (далее именуется - РКК).
65. При личном приеме граждан их письменные и устные обращения регистрируются в том же порядке.
66. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе. Регистрационный номер состоит из порядкового номера обращения и личного номера - порядковый номер поступившего обращения.
.
67. При рассмотрении обращений граждан необходимо:
внимательно разбираться, принимать обоснованные решения по обращениям, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;
истребовать (при необходимости) нужные документы, направлять сотрудников на места для проверок, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;
сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по обращениям, а в случае их отклонения указывать мотивы;
по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;
систематически анализировать и обобщать обращения, содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.
68. Обращения граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15-ти дней со дня поступления.